Indbakkeøvelser - fortid eller fremtid?

Indbakkeøvelser - fortid eller fremtid?

28.06.2016 By Rikke.Thiessen

En stor del af vores arbejdstid går med ”mailboksning”, og effektiv håndtering af indbakken har afgørende betydning for vores jobsucces. Alligevel bruger man ikke længere indbakke-øvelser til vurdering af kandidater ved rekruttering. Hvorfor ikke?

Af Kristian Terp-Hansen, Manager Consulting Services, Cubiks. 2. februar 2016.

Meget tyder på, at evnen til at håndtere sin indbakke hurtigt, effektivt og præcist er vigtigere end nogensinde. Der er naturligvis store indbyrdes forskelle mellem virksomheder og jobtyper, men iflg. Wikipedia har et studie af e-mails blandt ansatte hos elektronik-giganten Intel vist, at den gennemsnitlige vidensarbejder modtager 50–100 arbejdsrelaterede e-mails hver dag. Hver uge går der 10-20 timer med at læse, behandle og svare på e-mailsene samt frasortere de ca. 30 % unødvendige emails.

Hvorfor ikke indbakkeøvelser?

Så hvorfor har vi ikke større fokus på at måle kandidaters evne til at håndtere store datamængder? Omtankeprøver kan kortlægge den analytiske kapacitet, men der er også behov for at kunne måle, hvordan medarbejdere vurderer vigtigheden af forskellige emner, og hvordan de prioriterer tid og ressourcer. Allerede for 30 år siden var det nærmest fast på programmet at anvende indbakkeøvelser i udvælgelsen af topledere. Siden dengang er vi blevet stadigt flere vidensarbejdere som bruger stadigt mere tid på at skimme, sortere, prioritere, analysere og håndtere e-mails, men udbredelsen af indbakkeøvelser er ikke fulgt med denne udvikling, snarere tværtimod!

I Cubiks har vi haft indbakkeøvelser igennem mere end 15 år. Vi har videreudviklet konceptet med forskellige scenarier og kompleksitetsgrader til forskellige lederniveauer. Og vi synes, de fortjener en større udbredelse. Men der må være nogle grunde til, at HR populationen derude vælger at forlade sig på andre værktøjer, både herhjemme og i udlandet.

De forbehold vi, i Cubiks, møder går i to retninger:
1) at de nødvendige jobkritiske kompetencer kan afdækkes bedre med andre værktøjer, og
2) at indbakkeøvelser er tunge og tidskrævende for både kandidat og virksomhed.

 

Udover vurdering af uddannelse, erfaring og resultater i tidligere ansættelser er de hyppigste vurderingselementer til stillinger på højere niveau typisk følgende:

  • Personlighedstest med opfølgende interview

  • Analytiske kapacitetsprøver

  • En simuleringsøvelse, f.eks. at udarbejde et notat eller en mundtlig præsentation af en case som relaterer sig til jobindholdet.

     

En veldesignet præsentationsøvelse kan være en god prædiktor for kandidaternes fremtidige jobadfærd, baseret på deres nuværende kompetencer og erfaringer. Disse øvelser er gode, hvis man har flere kandidater, som skal sammenlignes. Men da disse øvelser ofte er udarbejdet til det specifikke jobopslag, vil der ikke foreligge en pålidelig målestok til at afgøre, om den bedste kandidat reelt også er god nok, og om nr. 2 vil kunne magte stillingen, hvis nr. 1 ender med at takke nej. Her vil en indbakkeøvelse som er testet, justeret og testet igen (og som har en relevant normgruppe som benchmark) være langt mere præcis til måling af f.eks. Forretningsmæssig dømmekraft, Samarbejde, Forandringsledelse, Udvikling af talent hos andre og organisering/prioritering.

Vores erfaring er, at indbakkeøvelser har en høj ”face validity”, dvs. at kandidater oplever dem som et fair og naturligt element i en grundig personvurdering. Ofte er kandidaterne entusiastiske i det opfølgende interview. Man kan mærke deres engagement, og at de har identificeret sig med scenariet og opgaverne i øvelsen.

De store datamængder kræver en sikker dømmekraft til at sortere og prioritere, hvad der er vigtigt. I jobs med høj kompleksitet er man i princippet aldrig ”færdig” med sine opgaver. Der vil altid være mere, man kan gøre, og så er det afgørende, at kandidaterne hele tiden arbejder med det vigtigste og ikke de opgaver, som kan nedprioriteres, uddelegeres eller helt undlades.

De onlinebaserede indbakkeøvelser er altid klar til brug, modsat de stabler af papir som tidligere skulle printes, hæftes, kuverteres osv. Samtidig kan en balanceret blanding af multiple choice spørgsmål og fritekst opgaver bringe tidsforbruget ned på 15-20 minutter for at score en indbakkeøvelse som kandidaterne har haft 1-1½ time til at udarbejde. Hertil kommer 15-20 minutter til interview og feedback, hvis dette lægges i tilknytning til feedback på en personlighedsprofil.

Ofte er data i indbakkeøvelser i indbyrdes modstrid, eller kandidaten har ikke alle ”brikkerne”, og det er derfor vigtigt at kunne se gennem denne kompleksitet og have modet til at træffe en beslutning på oplyst men ikke fuldstændigt grundlag.

Så der er gode grunde til at måle kandidaters effektivitet i håndteringen af e-mails. Men vi kan nok alle blive mere effektive til det som Henrik Hillestrøm på Bro kommunikations hjemmeside kalder ”mailboksning”. Du kan se hans artikel her, hvor der både er tips til personlig mailhåndtering og til opbygning af en hensigtsmæssig e-mail kultur på arbejdspladsen: http://www.bro-blog.dk/?p=5631

En mere grundlæggende tilgang til problemerne med e-mails er f.eks. gennemført i det franske konsulenthus Atos, som i 2011 lancerede deres ”Zero email™” program. Ifølge Computerworld har Atos’ chef Thierry Breton ikke skrevet én eneste e-mail de sidste tre år. Han benytter realtids medier som instant messaging og telefon i stedet. Formålet er at omdanne Atos til en ”social, samarbejdsorienteret virksomhed, som nemt kan finde de rette eksperter til at dække kundernes behov” gennem kommunikation, hvor parterne er i direkte dialog. Et andet formål er at reducere og på sigt eliminere belastningen fra de mange daglige e-mails. Indtil videre har Atos bragt et gennemsnit på 100 interne e-mails per medarbejder per uge ned til blot 40, og de angiver den samlede tidsbesparelse til 25%, mens mængden af forstyrrelse i arbejdsfokus er reduceret med hele 60%. Det fremgår ikke helt hvordan, disse tal er fremkommet, men Atos arbejder videre i realiseringen af Thierry Bretons vision om, at alle ansatte har stoppet brugen af e-mail fuldstændigt i løbet af de næste halvandet år. Du kan læse Computerworlds artikel her:

http://www.computerworld.dk/art/204304/din-e-mail-er-saaaa-old-school-nu-kommer-afloeserne?page=2

E-mails har dog stadig nogle fordele, som realtids medierne ikke har. Man kan præsentere komplekse problemstillinger, evt. med bilag. Og modtageren har mulighed for at reflektere og evt. søge supplerende information, inden der svares. Endelig er der mulighed for at dokumentere korrespondancen.

Det Palo Alto baserede analysefirma Radicati Group har opgjort antallet af sendte e-mails gennem en længere årrække og opgjort det daglige antal til over 200 mia. mails på verdensplan. De forventer en årlig stigning på 5% frem mod 2019, så det ser ikke ud til, at vi slipper af med e-mails lige med det samme.

Måske netop derfor bør indbakkeøvelserne ikke udsluses men snarere integreres som en fast del af personvurderingerne ved rekruttering i fremtiden?